Cahier de réservation en ligne : passer du carnet papier au numérique
Le cahier de réservation papier a fait ses preuves, mais il oblige à décrocher pendant le service, à recompter les places et à déchiffrer les ratures. Voici ce que change un cahier de réservation numérique, et comment passer de l’un à l’autre sans rien perdre.
Les limites du cahier papier
- Il n’existe qu’en un seul exemplaire, au restaurant : impossible de vérifier une réservation depuis chez soi.
- Chaque réservation demande un appel, souvent pendant le coup de feu.
- Les places restantes se recomptent à la main, d’où les doubles réservations et les créneaux trop remplis.
- Les clients ne reçoivent aucune confirmation, et les oublis passent inaperçus.
- Les annulations et les changements finissent en ratures.
Et un cahier contient des données personnelles (noms, numéros de téléphone, parfois des allergies) : il faut le ranger à l’abri et ne pas le conserver indéfiniment.
Cahier papier ou cahier en ligne
| Critère | Cahier en ligne Resaflow | Cahier papier |
|---|---|---|
| Réservations prises par téléphone | Cahier en ligne Resaflow : Saisies en quelques secondes, depuis un téléphone ou un ordinateur | Cahier papier : Notées à la main, au comptoir |
| Réservations en ligne | Cahier en ligne Resaflow : 24 h/24 depuis votre site, votre fiche Google ou vos réseaux sociaux | Cahier papier : Impossible : il faut décrocher |
| Places restantes | Cahier en ligne Resaflow : Calculées automatiquement par créneau, selon le nombre de couverts que vous fixez | Cahier papier : À recompter à chaque appel |
| Consultation | Cahier en ligne Resaflow : Partout : téléphone, tablette, ordinateur | Cahier papier : Au restaurant uniquement |
| Confirmation au client | Cahier en ligne Resaflow : Email automatique, avec un lien pour modifier ou annuler | Cahier papier : Aucune |
| Annulations | Cahier en ligne Resaflow : Le client annule en ligne jusqu’au délai que vous fixez ; vous êtes prévenu | Cahier papier : Ratures, oublis |
| Allergies, demandes particulières | Cahier en ligne Resaflow : Notées par le client à la réservation, visibles sur la réservation | Cahier papier : Dans la marge, quand on y pense |
| Données des clients | Cahier en ligne Resaflow : Coordonnées anonymisées automatiquement 12 mois après la réservation | Cahier papier : Cahier qui s’accumule |
Ce que fait un cahier de réservation en ligne
Avec Resaflow, votre cahier devient un tableau de bord, consultable sur téléphone :
- La vue Jour reprend votre page de cahier : le midi et le soir, chaque réservation avec le nom, le nombre de couverts, le téléphone et les allergies éventuelles.
- Les vues Semaine et Mois montrent le remplissage d’un coup d’œil.
- Vous fixez vos créneaux et le nombre maximum de couverts par créneau ; les semaines de fermeture se marquent en un clic.
- Vos clients réservent seuls, depuis votre site ou votre page de réservation, et reçoivent une confirmation par email.
- Les réservations prises au téléphone se saisissent en quelques secondes, au même endroit.
- Un récapitulatif des réservations du jour peut vous être envoyé chaque matin par email.
Passer au numérique en quatre étapes
- Réglez vos horairesCréez votre semaine type : jours d’ouverture, créneaux du midi et du soir, nombre de couverts par créneau.
- Recopiez les réservations à venirSaisissez dans le tableau de bord celles déjà notées dans le cahier pour les semaines qui viennent, pour que les places restantes soient justes.
- Ouvrez les réservations en lignePartagez votre page de réservation (fiche Google, Instagram, newsletter) ou ajoutez le module sur votre site.
- Rangez le cahierNotez désormais toutes les réservations, y compris téléphoniques, dans Resaflow. Une seule source, plus de doublons.
Pour quels restaurants ?
Le cahier en ligne convient particulièrement aux petites salles, crêperies, bistrots et restaurants de quartier, où l’on veut garder la simplicité du carnet tout en laissant les clients réserver seuls. Pour aller plus loin, voir comment ajouter un bouton Réserver sur votre fiche Google ou installer le module de réservation sur votre site.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur le cahier de réservation
Qu’est-ce qu’un cahier de réservation en ligne ?
C’est l’équivalent numérique du carnet où le restaurant note ses réservations : chaque service, la liste des tables réservées, le nom, le nombre de couverts et le téléphone du client. En plus, vos clients peuvent réserver eux-mêmes en ligne, et les places restantes sont calculées automatiquement.
Puis-je continuer à prendre des réservations par téléphone ?
Oui. Vous les saisissez dans le tableau de bord, avec seulement le nom si besoin. Elles comptent dans la capacité de vos créneaux, comme les réservations en ligne, et vous pouvez dépasser un créneau complet si vous le décidez.
Faut-il un ordinateur au restaurant ?
Non. Le tableau de bord Resaflow fonctionne sur téléphone : vue du jour en cartes, numéro de téléphone du client cliquable, bouton pour ajouter une réservation.
Comment passer du cahier papier au numérique sans rien perdre ?
Réglez vos horaires et vos couverts, recopiez les réservations déjà notées pour les semaines à venir, puis notez toutes les nouvelles directement dans Resaflow. Une fois les réservations à venir recopiées, le cahier papier n’est plus nécessaire.
Mes clients doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils choisissent une date, un horaire et le nombre de couverts, puis laissent leurs coordonnées. Ils reçoivent un email de confirmation avec un lien pour modifier ou annuler.
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